플렉스웍은 지난 11월 14일, 일본의 리모트 워크 현황과 실제 경험담을 나누는 세미나를 진행했습니다.

참여자 대부분이 매우 유익했다고 평가한 이번 세미나, 한 번으로 끝나서 아쉽지만 좋은 내용은 공유 해야겠죠?

지금부터 3분! 일본의 리모트 워크 성공 전략을 공유해드립니다.

글로벌 전문가들의 시선으로 보는 일본의 리모트 워크

이번 웨비나에는 각기 다른 분야에서 풍부한 경험을 가진 세 명의 전문가가 연사로 참여했습니다.

첫 번째 연사인 우나리 님은 Yahoo! JAPAN에서 검색 엔지니어로 시작하여 광고 플랫폼 개발, 데이터 사이언스 분야에서 경험을 쌓았으며, 일본 최대의 Q&A 서비스 개발과 광고 플랫폼 구축 등 주요 프로젝트를 성공적으로 이끈 경험이 있습니다. 현재는 Radar Lab이라는 일본 기업을 창업하여 운영하고 있습니다.

두 번째 연사인 윤병우 님은 2007년부터 일본에서 디자이너로 활동하며 그래픽 디자인부터 웹 디자인까지 폭넓은 경험을 쌓았습니다. 디자인 조직 매니지먼트와 품질 관리 경험을 바탕으로, 현재는 디지털 프로덕트 서비스의 일관된 가치 전달을 위한 디자인 스튜디오를 운영하고 있습니다.

세 번째 연사인 정영철 님은 2003년부터 일본에서 소프트웨어 엔지니어로 시작하여 PM, 사업 개발, 사업 전략 등 다양한 직무를 경험했습니다. 현재는 일본 최대 웹 호스팅 기업에서 신사업 부문 전략을 담당하고 있으며, 다양한 산업군에서의 경험을 바탕으로 실질적인 인사이트를 제공하고 있습니다.

Session1: 일본 대기업과 스타트업에서는 리모트 조직을 어떻게 운영할까?

일본의 리모트 워크 현황과 변화의 흐름

일본의 리모트 워크는 팬데믹을 계기로 큰 전환점을 맞이했습니다. 현재 일본 기업의 50% 이상이 재택근무제를 도입하고 있으며, 특히 수도권 지역에서는 38%의 높은 이용률을 보이고 있습니다. 업종별로는 정보통신업이 74%, 전기가스업이 72%로 가장 높은 이용률을 보이고 있으며, 학술 연구와 전문 기술 서비스 분야에서도 활발하게 활용되고 있습니다.

Yahoo! JAPAN의 사례는 일본 기업의 리모트 워크 도입 과정을 잘 보여줍니다. 2014년부터 '도코데모 오피스(어디서나 오피스)' 제도를 시작으로, 월 5회 한도에서 시작하여 점진적으로 확대했습니다. 이후 오피스를 프리 어드레스제로 전환하고, 2020년에는 무제한 이용이 가능하도록 제도를 발전시켰습니다. 특히 주목할 만한 점은 교통비 상한 폐지, 자기개발 지원금 지급, 업무용 장비 지원 등 다양한 지원 제도를 함께 도입했다는 것입니다.

리모트 워크 도입 이후 직원들의 생활 만족도는 전반적으로 향상되었습니다. 레저와 여가 활동이 증가했고, 정신적/신체적 건강이 개선되었으며, 일-가정 양립이 용이해졌다는 평가가 많았습니다. 특히 업무 효율성 측면에서도 긍정적인 변화가 관찰되었으며, 휴가 사용률도 증가하는 등 워라밸 개선에도 큰 도움이 된 것으로 나타났습니다.

Session 2: 리모트 워크로 서비스 개발하기

리모트 환경에서의 서비스 개발과 협업 방식의 진화

일본 기업들의 리모트 환경에서의 서비스 개발은 크게 세 가지 핵심 요소에 중점을 두고 있습니다. 정보 보안, 원활한 커뮤니케이션, 그리고 파일 접근성입니다. 특히 일본 기업들은 정보 보안에 매우 민감한 태도를 보이고 있는데, 이는 단순히 회사의 기밀 정보 보호를 넘어 클라이언트의 데이터 보호까지 고려한 것입니다. 이를 위해 VPN 사용을 필수로 하고 있으며, 새로운 협업 툴 도입 시에도 철저한 보안 검토 과정을 거치고 있습니다.

협업 툴 측면에서는 Google Workspace를 기본으로 하여 다양한 도구들을 활용하고 있습니다. 화상회의는 Zoom과 Google Meet가 주로 사용되며, 문서 관리는 Google Drive, 실시간 커뮤니케이션은 Slack이나 ChatWork가 선호됩니다. 특히 디자인 협업에 있어서는 Figma나 Adobe XD가 핵심 도구로 자리잡았으며, 디자이너와 엔지니어 간의 원활한 협업을 위해 디자인 컴포넌트 관리에 많은 공을 들이고 있습니다.

서비스 개발 프로세스에서는 'Double Diamond' 프레임워크를 활용하여 체계적인 접근을 시도하고 있습니다. 문제 발견, 정의, 해결책 도출, 구현의 각 단계별로 최적화된 툴을 활용하며, 특히 Miro나 FigJam과 같은 온라인 화이트보드 툴을 통해 팀원들간의 아이디어 공유와 협업을 촉진하고 있습니다. 유저 리서치나 테스트의 경우에도 온라인 툴을 활용하여 효과적으로 진행하고 있으며, 이러한 프로세스가 점차 표준화되어가고 있습니다.

리모트 워크의 현장 적용과 실천적 노하우

리모트 워크의 성공적인 정착을 위해서는 회사의 제도적 지원과 개인의 노력이 균형을 이루어야 한다는 것이 현장의 중요한 교훈입니다. 기업 차원에서는 재택근무용 장비 지원, 통신비 보조, 위성 오피스 제공 등 물리적 지원을 제공하고 있습니다. 더불어 정기적인 올핸즈 미팅이나 오프라인 행사를 통해 직원들의 소속감을 강화하는 노력도 병행하고 있습니다.

특히 주목할 만한 점은 업무 평가 방식의 변화입니다. 과거의 출퇴근 시간이나 사무실 내 근무 태도 중심의 평가에서 벗어나, 업무 결과물과 팀 기여도를 중심으로 한 평가로 전환되고 있습니다. 이는 리모트 워크 환경에서 더욱 중요해진 자율성과 책임감을 반영한 것으로, 직원들의 자발적인 업무 참여를 촉진하는 효과를 보이고 있습니다.

개인적인 차원에서는 업무 공간과 생활 공간의 명확한 구분, 규칙적인 업무 시간 설정, 체계적인 업무 관리가 성공의 핵심 요소로 꼽힙니다. 특히 일과 삶의 경계가 모호해질 수 있는 리모트 환경에서는 시간 관리가 매우 중요하며, 가족과의 원활한 소통과 협력도 필수적입니다. 이를 위해 많은 직원들이 업무 시간을 명확히 설정하고, 업무 공간을 별도로 마련하는 등의 노력을 기울이고 있습니다.

온라인 커뮤니케이션에서는 특별한 주의가 필요합니다. 의도가 잘못 전달되지 않도록 더욱 세심한 표현을 사용하고, 화상회의 시에는 가급적 카메라를 켜서 참여하는 것이 좋습니다. 또한 업무 외적인 대화도 자연스럽게 나누며 팀원들과의 유대감을 형성하는 것이 중요합니다. 이러한 노력들이 모여 원활한 팀워크와 업무 효율성 향상으로 이어지고 있습니다.

Session 3: 일본의 리모트 워크와 출근 사이, 그 사이 어디쯤

일본 기업의 리모트 워크 발전 방향과 미래 전망

일본 기업들의 리모트 워크는 이제 단순한 근무 형태의 변화를 넘어 기업 문화 혁신의 촉매제 역할을 하고 있습니다. 특히 대기업과 스타트업에서 각기 다른 방식으로 리모트 워크를 발전시켜 나가고 있다는 점이 주목됩니다. 대기업의 경우, 현재 조직을 면밀히 파악하고 점진적인 도입을 통해 안정적인 변화를 추구하고 있습니다. 매니저 교육을 필수로 하고, 제도와 툴의 체계적인 설계를 통해 리모트 워크의 기반을 다지고 있습니다.

반면 스타트업은 리모트 워크의 장점을 적극적으로 활용하여 비용 절감과 인재 확보에 큰 성과를 거두고 있습니다. 채용 시 지역적 제한이 없어짐으로써 더 넓은 인재 풀에서 적합한 인재를 선발할 수 있게 되었고, 오피스 유지 비용 절감 효과도 크게 나타나고 있습니다. 또한 완전 리모트를 기본으로 하되 필요에 따라 하이브리드 형태로 운영하는 유연한 접근 방식을 취하고 있습니다.

리모트 워크의 진화: 시간의 자유까지

최근에는 리모트 워크를 넘어 '시간의 자유'까지 확장하려는 시도가 이루어지고 있습니다. 예를 들어, 개인의 생활 패턴과 업무 효율성을 고려하여 근무 시간을 자유롭게 선택할 수 있도록 하는 기업들이 늘어나고 있습니다. 이를 위해 프라이빗 일정을 공유하고, 24시간 이내 응답을 원칙으로 하는 등 새로운 커뮤니케이션 룰을 정립하고 있습니다.

특히 주목할 만한 점은 실시간 대응이 필요하지 않은 업무 설계를 통해 시간의 자유를 확보하고 있다는 것입니다. 이는 단순히 근무 시간의 유연화를 넘어, 업무의 본질적인 재구성을 통해 더 효율적이고 창의적인 결과물을 만들어내는 데 기여하고 있습니다.

새로운 도전과 해결 과제

리모트 워크의 확산에 따라 새로운 과제들도 등장하고 있습니다. 예를 들어, 신입 사원의 온보딩과 조직 문화 전파, 팀 빌딩 등이 주요 과제로 떠오르고 있습니다. 이를 해결하기 위해 많은 기업들이 정기적인 오프라인 미팅, 멘토링 제도 강화, 온라인 팀 빌딩 활동 등 다양한 시도를 하고 있습니다.

또한 성과 평가와 피드백 시스템도 리모트 환경에 맞게 진화하고 있습니다. 실시간 모니터링이나 마이크로 매니지먼트 대신, 명확한 목표 설정과 결과 중심의 평가, 그리고 정기적인 1:1 미팅을 통한 소통 강화가 새로운 표준으로 자리잡고 있습니다.

일본의 리모트 워크 경험은 전통적인 업무 문화와 새로운 근무 방식의 조화를 모색하는 좋은 사례가 되고 있습니다. 특히 기업과 개인이 함께 노력하며 최적의 방식을 찾아가는 과정은, 글로벌 기업들에게도 중요한 참고 사례가 될 것입니다.

앞으로도 기술의 발전과 사회의 변화에 따라 리모트 워크는 계속해서 진화할 것입니다. 중요한 것은 이러한 변화를 두려워하지 않고, 각자의 상황에 맞는 최적의 방식을 찾아가는 것입니다. 일본 기업들의 경험이 보여주듯, 리모트 워크는 단순한 업무 방식의 변화를 넘어, 더 나은 미래의 일하는 방식을 만들어가는 여정이 될 것입니다.

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