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2021년에 근로기준법 제48조 제2항이 개정되어 사용자는 근로자에게 임금 지급 시, 반드시 임금 명세서를 교부해야 하는데요. 교무 의무 위반 시에는 500만 원 이하의 과태료가 발생할 수 있는 항목으로 주의해야 합니다.

이번 글에서는 임금명세서 교부 시 작성 해야 하는 필수 항목과 주의 사항, 자주 묻는 질문(FAQ)를 알아보겠습니다. 무료로 다운로드 가능한 임금명세서 양식 파일도 있으니 놓치지 마세요!

1. 임금명세서 교부 의무화

임금명세서란 사용자가 근로자에게 지급한 급여 및 각종 수당의 내용을 기록하는 문서로 근로자에게 임금 지급 시 함께 전달합니다. 임금명세서는 법적 의무 사항으로 회사의 규모, 업종 등과 관계없이 모든 근로자에게 제공해야 하는 항목입니다.

임금명세서 교부를 통해 근로자는 임금의 세부내역을 확인할 수 있고, 사용자 역시 임금을 둘러싼 노사 간 분쟁을 예방할 수 있습니다.

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2. 임금명세서 필수 기재사항

임금명세서에 필수로 기재해야 하는 사항은 아래와 같습니다. 반드시 들어가야 하는 항목을 누락하거나 잘못 기입하는 경우에도 과태료가 부과될 수 있으니 각 항목을 꼼꼼하게 확인하시길 바랍니다.

📖 제27조의2(임금명세서의 기재사항)

1. 근로자 특정
2. 임금 지급일
3. 임금 총액
4. 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과금, 그 밖의 임금의 구성항목별 금액
   (통화 이외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액을 말한다)
5. 임금의 구성항목별 금액이 출근일수ㆍ시간 등에 따라 달라지는 경우에는 임금의 구성항목별 금액의 계산방법
   (연장근로, 야간근로 또는 휴일근로의 경우에는 그 시간 수를 포함한다)
6. 임금 공제

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3. 임금명세서 교부방식

임금명세서는 서면 또는 「전자문서 및 전자거래기본법」(이하 “전자문서법”이라 함) 제2조제1호에 따른 전자문서(이하 “전자문서”라 함)로 교부할 수 있습니다.

임금명세서 교부 시, 문자, 카카오톡, 이메일, 사내 전산망을 통한 전자 문서 방식도 가능합니다. 근로기준법에서 임금명세서의 형식을 별도로 규정하고 있지 않으므로 근로기준법령상 기재사항을 적은 문서라면 임금 명세서에 해당하며, 전자문서법에 따라 전자적 형태로 되어 있는 임금명세서도 법적 효력이 있습니다.

< 임금명세서 교부 방식(예시) >

• 서면 임금명세서 직접 교부
• 사내 전산망의 정보처리시스템, 애플리케이션 등을 통한 전달
• 전자임금명세서를 작성하고 자동으로 송‧수신 되도록 구축된 정보처리시스템을 활용하여 전송
• 전자임금명세서를 작성하고 공인전자주소, 포털사이트 등에서 제공하는 이메일 등 각종 전자적 방법을 이용하여 전송
• 임금총액 등 근로기준법령상 기재사항을 포함하여 휴대전화 문자메시지로 전송‍

3. 임금명세서 교부 주의사항

▪️ 근로자에게 임금을 지급하는 때 교부

사용자는 ‘근로자에게 임금을 지급하는 때’에 임금명세서를 교부해야 합니다. 임금을 지급하는 때란 근로자의 재직여부와 관계없이 임금의 정기 지급일을 의미합니다. 1개월 미만 근로계약을 체결한 경우에는 근로계약서에서 정한 임금지급일을 말합니다.

▪️ 근로자가 확인 가능할 것

사용자가 임금명세서를 교부할 때, 교부 방식에 대한 근로자의 동의가 필요하지 않으나 근로자가 확인할 수 있는 방법으로 교부해야 합니다.

예를 들어 PC에 접속하기 어려운 현장직 근로자에게 사내 인트라넷 혹은 PC로 확인해야만 하는 임금명세서를 올리고 열람시간을 제한한 경우에는 바람직하지 않습니다.

▪️ 전자문서의 교부 여부 판단

임금명세서를 사내 전산망에 올리는 경우, 근로자가 개별적으로 부여받은 아이디로 로그인하여 자유롭게 열람하고 출력할 수 있는 경우에 교부한 것으로 봅니다. 이 경우 사내 전산망 시스템에 문서가 ‘입력된 때’를 교부한 시점으로 봅니다.

만약 이메일, 카카오톡 등 메신저로 임금명세서를 발송한 경우, 임금명세서가 ‘발송된 때’를 교부 시점으로 간주합니다. 단 반송되거나 문자메시지가 수신되지 않는 경우가 있을 수 있어 이메일 등이 도달했는지 확인이 필요합니다.

4. 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 임금명세서도 법적 보관 서류인가요?

A. 아니요. 임금명세서는 의무적으로 보관해야 하는 서류는 아닙니다.

다만 사용자는 임금명세서 작성 전, 근로자에게 지급하는 급여의 상세 내역을 기재한 ‘임금대장’은 법적으로 3년간 보관해야 하니 혼동하지 않도록 주의하시길 바랍니다.

▸ 법적으로 보관해야하는 인사 서류 알아보기 >>

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Q. 모든 임금 구성항목에 대해 계산 방법도 작성해야 하나요?

A. 아니요. 고정으로 지급되는 기본급이나 정액으로 지급되는 수당 등에 대해서는 계산 방법을 별도로 작성하지 않아도 됩니다.

시급·일급제이거나 연장근로수당과 같이 ‘근로일수나 총 근로 시간 수 등에 따라 임금의 구성항목별 금액이 달라지는 경우’에 한하여 계산 방법을 작성하면 됩니다.

다만 이 경우 계산 방법에 근로일수, 총 근로시간 수, 연장·야간·휴일 근로시간 수 등을 포함하여 기재해야 합니다.

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Q. 월급제로 고정된 기본급을 받고 있는데 기본급 금액이 변동된 경우에도 별도의 계산 방법을 기재해야 하나요?

A. 네. 기본급 금액이 달라지는 경우에는 별도의 계산 방법을 기재해야 합니다.

기본급의 변동은 ‘출근일수 및 시간 등에 따라 구성 항목별 금액이 달라지는 경우’에 해당하여 계산 방법을 기재해야 합니다.

하지만 통상적으로 ‘변동 없이 고정된’ 기본급을 받는 월급제의 경우는 별도의 계산 방법을 적지 않아도 됩니다.

선택이 아닌 필수 요건인 임금명세서를 알아보았는데요. 글을 통해 현재 지급되는 월급명세서의 항목을 확인하셔서 빠진 항목이나 잘못 입력된 항목은 없는지 확인해 보세요!

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